Electronic Filing Implementation with Microsoft Excel Based on Document Regulation & ISO 9001

Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan dokumen yang semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document control and filing system berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan memenuhi standard ISO 9001:2008.

Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan cara membuat sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel. Jika Anda sudah bisa membuat electronic filing dengan penggunaan Microsoft. Excel, akan sangat mudah jika suatu saat akan membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.

OUTCOME
Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan para peserta akan:
• Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
• Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
• Mengetahui pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
• Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
• Memahami Records management system (RMS).
• Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
• Memahami Electronic Filing System (EFS).
• Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

SASARAN PESERTA
• Di Semua Divisi yang ingin mengetahui pengetahuan tentang sistem pengarsipan.

MATERI
Materi bahasan pada workshop ini, meliputi :
1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Arsip Dinamis
• Arsip Aktif
• Arsip Inaktif
• Arsip Vital
• Arsip Statis
• Unit Pengolah
• Unit Kearsipan
• Jadwal Retensi Arsip
• Penyusutan Arsip
• Pemeliharaan Arsip
• Penggunaan Arsip
• Pemberkasan.
• Retensi Arsip
6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
7. Records Management System (RMS).
8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
9. Electronic filing system (EFS).
• Scanning document dengan OCR method.
• Menambahkan teks pada dokumen digital
• Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
• Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
• Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
• Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
• Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
• Memasukkan data setup data base master filing.
• Membuat setup pengisian data pada form incoming letter
• Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
• Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter
• Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data anggal yang dibuat secara otomatis.
• Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen nama dokumen dan departemen penerima sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
• Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
• Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut

WAKTU
At Novotel Cikini Jakarta
Rabu - Kamis, 21-22 Desember 2022
Pukul 09.00—16.00 WIB

PARTICIPANT FEE
• Rp.7.000.000 / Peserta
• Rp.6.500.000 / Peserta Jika Mengirimkan Minimal 5 Peserta dari Satu Perusahaan

FASILITAS
• Soft Copy Module
• Hard Copy Module
• Certificate
• Training Kits
• Publikasi Foto Kegiatan Training di Majalah Infobank
• 2x Cofee Break & 1x Lunch

Trainer Fazri Romadhona, Gede Dody Sanjaya

INFORMASI PENDAFTARAN
ERI
Mobile: 087885256215
eri.infobank@gmail.com

Overview

Tujuan Pelatihan

Target Peserta